par La gestion d’un projet commence dès la mise en place de celui-ci jusqu’à sa concrétisation définitive et passant par le suivi de sa bonne marche. Plusieurs étapes sont à suivre à cet effet, pour atteindre les objectifs fixés depuis le départ. Vous trouverez ci-après toutes les démarches à respecter pour « bien gérer » votre projet d’entreprise.
Définir les besoins, une étape obligatoire en matière de gestion de projet
La définition des besoins est la base de toute mise en place de projet. Vous pouvez procéder suivant la démarche traditionnelle pour ce faire, en effectuant des descentes sur terrain, ou vous faire aider par une agence spécialisée. Pour avoir un aperçu sur les points à ne pas négliger pour une bonne gestion de projet, consultez https://le-consultant-digital.com/gestion-de-projet. Vous y trouverez des informations détaillées sur les différentes étapes à suivre.
Ce que vous devez faire ici, c’est d’effectuer un audit de vos besoins et des raisons qui vous poussent à piloter un projet. Basez-vous sur la performance de votre entreprise, les ressources à votre disposition, les processus déjà en place, les outils mis en œuvre et les études de marché préalablement effectuées pour apporter des réponses à une problématique donnée.
Constituer une équipe
Après la définition des besoins, composez votre équipe et désignez la personne qui sera votre chef de projet. En même temps, assurez-vous que la team qui va collaborer soit composée de compétences variées, mais complémentaires. Aussi, chaque collaborateur doit se voir assigner un rôle précis, tout en étant capable d’aborder tous les domaines rattachés au projet en question. Il faudra au moins une base qui puisse :
- Coordonner toutes les tâches
- Planifier et gérer le budget
- Produire les livrables (documentation technique, maquette, compte-rendu…)
- Manager les relations extérieures
- Règlementer la communication en interne
Fixer ensemble des objectifs
Ici, il s’agit de définir des objectifs intermédiaires permettant d’atteindre plus facilement l’objectif final. Hiérarchisez-les par ordre d’urgence et d’importance, et assurez-vous d’y attribuer des dates butoirs pour avoir une meilleure visibilité de l’avancement du projet.
C’est à cette étape, également, que se fait la rédaction du cahier des charges qui servira de document de référence pour tous les collaborateurs. Ce fichier contiendra notamment :
- La problématique à résoudre
- L’objectif final du projet
- Le budget à affecter au projet
- Le planning détaillé, avec mention des dates de début et de fin du projet
- Toute autre information nécessaire à la bonne marche du projet (outils de travail, partenariat, etc.).
Cerner les risques
Pour évaluer les risques relatifs au projet, effectuez une analyse de vos forces, faiblesses, opportunités et menaces. Tenez compte des aléas climatiques, techniques, technologiques ou autres auxquels vous devrez faire face, puis évaluez jusqu’à quel niveau ces situations pourraient mettre en péril le bon déroulement de vos activités. Une fois toutes les menaces listées, établissez des solutions pérennes qui vous permettront d’y remédier avec efficacité.
Bien évaluer les coûts
Gestion de projet et évaluation des coûts vont de pair. Il est toujours indispensable d’établir un budget prévisionnel pour ne pas faire face à trop d’imprévus. Incluez dans vos calculs :
- Le taux horaire des ressources humaines
- Les coûts de déplacement
- Les honoraires des prestataires externes
- L’acquisition des équipements et matériels nécessaires
- Les aides publiques
Établir un plan d’action
L’établissement d’un plan d’action fait partie des étapes les plus fatidiques. Ce qu’il faut faire ici, c’est de lister les tâches, détailler les sous-tâches et établir les priorités pour ensuite organiser le planning de toute l’équipe en conséquence.
Comme il s’agit d’une intervention complexe, il est toujours plus pratique d’utiliser des outils de planification comme le diagramme de gant pour vous aider. Tous les utilisateurs pourront ainsi avoir une visibilité globale sur l’ordonnancement des tâches et effectuer toute éventuelle anticipation si nécessaire.
Choisir un outil de gestion adapté
Il est d’usage d’utiliser des feuilles de calcul basiques en gestion de projet. Mais pour des raisons de performance, il n’y a rien de mieux qu’un bon logiciel de gestion qui simplifie toutes les tâches de management. De préférence, misez sur un logiciel collaboratif, accessible à tous, avec une possibilité de mise à jour des données en temps réel et une intégration avec d’autres outils (CRM, facturation…).
Après avoir franchi les étapes précédemment citées, laissez place à l’action. Entrez dans la partie opérationnelle qui implique la synchronisation des parties prenantes, la production des livrables et la mise à jour des KPI.
